Verificare campo e documenti applicabili
Prima di controllare i raccoglitori, verificare se prodotti, processi e sedi sono cambiati. Confermare le versioni dei documenti applicabili con le fonti ufficiali. Il programma di audit dovrebbe riflettere il campo reale e le attività che sarà possibile osservare.
Seguire un processo completo
Campionare un acquisto o un lotto e seguirlo dall’inizio alla fine. Confrontare ordine, specifica, approvazione del fornitore, ricevimento, controlli e consegna. Le incongruenze tra documenti sono spesso più informative di un modulo mancante. Il personale dovrebbe poter spiegare il proprio ruolo senza affidarsi al consulente.
Chiudere le azioni con evidenze
Per ciascuna non conformità distinguere correzione, analisi della causa e azione correttiva. L’evidenza di chiusura deve dimostrare quanto promesso. Una procedura aggiornata può essere necessaria ma non sufficiente se il problema riguardava l’attuazione. Controllare che il cambiamento raggiunga le persone interessate.
Rendere i documenti recuperabili
Organizzare cartelle, accessi e versioni in modo che i documenti siano disponibili senza ricerche improvvisate. Proteggere dati personali e commerciali durante la condivisione. La preparazione non consiste nel creare retroattivamente registrazioni mancanti: le lacune devono essere riconosciute e gestite con trasparenza.
Tre domande da portare in azienda
- Chi prende la decisione e con quali informazioni?
- Quale registrazione permette di ricostruire ciò che è accaduto?
- Come verifichiamo che il controllo sia efficace?
Orientamento pratico, non sostitutivo delle norme e dei requisiti applicabili. Per il tuo campo consulta i documenti ufficiali collegati nelle pagine dei sistemi.
