Definire cosa viene acquistato
Separare prodotti e servizi critici. Un laboratorio, un depositario e un produttore richiedono informazioni differenti. Per ogni categoria definire criteri di approvazione, verifiche periodiche e condizioni di sospensione. L’ufficio acquisti deve poter capire se un fornitore è autorizzato per lo specifico prodotto, non soltanto se compare in un elenco generale.
Verificare identità e campo
Confrontare ragione sociale, sede, attività, prodotti e validità. Se il fornitore è un trader, identificare le informazioni necessarie sull’origine e sulla filiera. Le condizioni di eventuale riconoscimento tra schemi devono essere verificate per il caso concreto. Un logo sulla carta intestata non fornisce queste informazioni.
Valutare prestazioni e cambiamenti
Registrare reclami, risultati analitici, ritardi documentali, deviazioni e comunicazioni rilevanti. Un buon storico non annulla il rischio di un cambiamento di processo o sede. La rivalutazione deve essere proporzionata: concentrare l’attenzione sui fornitori e sui servizi più critici permette di utilizzare meglio le risorse.
Controllare le eccezioni
Per acquisti urgenti o situazioni non ordinarie definire chi può autorizzare, quali dati sono indispensabili e quali limiti applicare. Le eccezioni devono rispettare i requisiti dello schema e non diventare una scorciatoia abituale. Se la stessa deroga ricorre, occorre intervenire sulla pianificazione o sulla base fornitori.
Tre domande da portare in azienda
- Chi prende la decisione e con quali informazioni?
- Quale registrazione permette di ricostruire ciò che è accaduto?
- Come verifichiamo che il controllo sia efficace?
Orientamento pratico, non sostitutivo delle norme e dei requisiti applicabili. Per il tuo campo consulta i documenti ufficiali collegati nelle pagine dei sistemi.
